1. Оператор платформы и область действия политики
Оператор платформы — индивидуальный предприниматель Мальцева Инесса Олеговна, ИНН 263110547003, ОГРНИП 318265100148981.
Адрес электронной почты по вопросам персональных данных: support@andromeda-lab.ru. Рекомендуемая тема обращения: «Персональные данные».
Политика устанавливает цели, основания и порядок обработки персональных данных на сайте andromeda-lab.ru, в приложении app.andromeda-lab.ru и обслуживающем их API, совместно — «Портал». Она применяется к посетителям, заявителям, пользователям, представителям подключённых компаний и лицам, обращающимся в поддержку.
Под «Компанией» понимается бухгалтерская организация или индивидуальный предприниматель, которым предоставляется отдельный кабинет Портала. «Пользователь» — физическое лицо с личной учётной записью. Изменение бренда Компании в настройках кабинета не меняет Оператора платформы.
Политика подготовлена с учётом Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон № 152-ФЗ»). Она является информационным документом: ознакомление с ней не заменяет договор, поручение на обработку, согласие или подтверждение полномочий.
2. Разграничение ответственности
2.1. Самостоятельная обработка. Для регистрации личных учётных записей, управления доступом, обеспечения безопасности, поддержки и защиты своих прав Оператор платформы самостоятельно определяет цели и средства обработки и действует как оператор персональных данных.
2.2. Рабочие данные кабинета. Если Компания самостоятельно определяет цели обработки данных своих работников, представителей и соискателей, она является оператором соответствующих данных. Оператор платформы обрабатывает их в пределах документированного поручения, а не приобретает право использовать их для любых собственных целей.
2.3. Данные клиентов Компании. Компания не становится оператором всех сведений только потому, что загрузила их в кабинет. Например, при расчёте зарплаты оператором может оставаться клиент-работодатель, а Компания — обрабатывать данные по его поручению. Привлечение Оператора платформы в такую цепочку требует правомерного поручения и разрешённого привлечения следующего исполнителя. Основание, роли и допустимые операции определяются до передачи данных.
2.4. Содержание поручения. Договор или его отдельное приложение определяет данные, цели, операции, требования к конфиденциальности и защите, порядок подтверждения соблюдения требований, уведомления об инцидентах, возврата и уничтожения данных. Компания обеспечивает правомерность поручения и необходимых согласий либо предусмотренных законом исключений. Оператор платформы отвечает за соблюдение собственных обязанностей; договор не освобождает его от ответственности, установленной законом.
2.5. Обращения субъектов. По данным, обрабатываемым по поручению, решение в пределах полномочий принимает соответствующий оператор. Оператор платформы помогает установить его и исполнить законное требование. Это не ограничивает право человека непосредственно обратиться к Оператору платформы по поводу его собственных действий.
3. Принципы и допустимый состав данных
Для каждой операции должны быть определены конкретная цель, законное основание, необходимый состав данных и срок. Несовместимые цели не объединяются; доступность сведений в интернете сама по себе не разрешает их произвольное использование.
Данные должны быть достаточными, точными и соразмерными цели. Избыточные сведения не запрашиваются, выявленные неточности исправляются, утратившие необходимость данные уничтожаются или надлежащим образом обезличиваются.
Данные юридического лица сами по себе не всегда являются персональными. ФИО, контакты представителя и сведения об индивидуальном предпринимателе, позволяющие определить физическое лицо, обрабатываются с соблюдением требований к персональным данным.
Регистрация личной учётной записи не требует копии паспорта, СНИЛС, сведений о здоровье, биометрических данных, политических или религиозных взглядах. Не следует включать их в свободный текст обращения. Отдельная рабочая функция, которой действительно нужны специальные категории данных, допускается только в предусмотренных законом пределах, с надлежащим основанием и мерами защиты. Эта политика не разрешает такую обработку автоматически.
Обработка предназначена для совершеннолетних участников профессиональной деятельности. При выявлении ошибочно переданных данных несовершеннолетнего их обработка ограничивается до выяснения законного основания; ненужные сведения удаляются.
4. Цели, категории субъектов, данные и основания
Ниже описана самостоятельная обработка Оператором платформы. Пункты 2, 5 и 7 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ обозначают соответственно исполнение установленных законом обязанностей, договор с субъектом или его инициативу заключить договор, а также законные интересы при соблюдении прав и свобод человека.
| Цель и субъекты | Перечень данных | Правовое основание |
|---|---|---|
| Рассмотрение запроса о регистрации. Заявитель, желающий пользоваться Порталом. | Электронная почта; ИНН выбранной Компании, включая ИП; дата и статус запроса; факт подтверждения почты; идентификатор запроса; версия показанного уведомления. | Пункт 5: действия по инициативе самого заявителя для заключения договора о личном использовании Портала. Регистрация кабинета Компании дополнительно требует проверки представительства. |
| Предоставление личного доступа. Зарегистрированный Пользователь. | Имя, фамилия, почта; идентификатор пользователя; защищённое представление пароля; сведения о подтверждении почты, сессиях, статусе учётной записи. | Пункт 5: исполнение договора о личном использовании Портала. Это основание относится к самому Пользователю, а не распространяется автоматически на всех работников Компании. |
| Организация корпоративного доступа. Приглашаемый сотрудник, представитель Компании, приглашающий пользователь. | Имя, фамилия, рабочая почта; Компания, роль, статус приглашения и членства; подтверждение необходимых полномочий; кто, когда и в каком объёме предоставил или прекратил доступ. | Пункт 7: законный интерес Оператора платформы и Компании обеспечить адресный доступ по корпоративному договору и предотвратить доступ посторонних. Объём ограничен профессиональными сведениями; до начала личного использования действует порядок уведомления приглашённого лица. |
| Безопасность и восстановление доступа. Посетители и Пользователи. | Идентификаторы пользователя, сессии и операции; IP-адрес; необходимые сведения о браузере и соединении; время, результат входа, отказа или изменения доступа; минимальные записи об инцидентах. | Пункт 2: обязанности по защите персональных данных; пункт 7: предотвращение злоупотреблений и защита сервиса в объёме, не нарушающем права человека. |
| Ответ на обращение и устранение проблемы. Заявитель или Пользователь, обратившийся в поддержку. | Имя, обратный адрес, тема и текст обращения; относящиеся к нему сообщения и вложения; минимальные сведения для проверки принадлежности учётной записи и диагностики. | Пункт 5: рассмотрение обращения в связи с запрошенной или предоставляемой услугой; пункт 7: ответ на иной добровольный профессиональный запрос. Запрос о правах субъекта рассматривается во исполнение закона — пункт 2. |
| Рассмотрение конкретной претензии, инцидента или спора. Их участники и представители. | Связанные с событием обращения, подтверждения действий и полномочий, необходимые документы и сведения об операции. Полное содержимое кабинета в доказательственный архив автоматически не копируется. | Пункт 7: защита законных прав Оператора платформы и других лиц при соблюдении прав субъекта; пункт 2 — при установленной законом обязанности сохранить или представить конкретные сведения. |
Законный интерес не используется как неограниченное разрешение: Оператор платформы оценивает необходимость обработки, её последствия для человека и менее вмешивающиеся способы достижения цели. Если права человека имеют приоритет, обработка на этом основании не проводится.
Когда для отдельной операции требуется согласие, оно запрашивается отдельно от иных подтверждаемых или подписываемых документов. Согласие должно быть конкретным и информированным; отказ от необязательной операции не лишает доступа к не связанным с ней функциям. Реклама, распространение данных и резерв кандидатов не включаются в согласие на регистрацию.
5. Источники, способы обработки и уведомление
Сведения поступают от самого человека, уполномоченного представителя Компании, из необходимых технических событий, а в предусмотренных законом случаях — из законно используемых официальных источников. Интеграции с сервисами подключаются только в разрешённом объёме.
Если данные получены не от самого человека, до начала обработки ему предоставляются сведения, предусмотренные статьёй 18 Закона № 152-ФЗ, кроме прямо установленных законом исключений. Приглашающая Компания обеспечивает правомерность передачи и необходимое информирование; первое сообщение Портала поясняет цель приглашения и содержит ссылку на политику. Данные не используются для рекламы только потому, что Компания указала чей-то адрес.
В зависимости от цели применяются автоматизированная обработка или обработка с участием человека: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление ограниченного доступа, блокирование, удаление и уничтожение. При обезличивании исключается возможность определить человека без дополнительной информации; простая замена имени идентификатором не приравнивается к необратимому обезличиванию.
Данные не размещаются в общедоступных источниках и не передаются для свободного распространения на основании этой политики. Для такой обработки требуется отдельное предусмотренное законом основание и соблюдение условий статьи 10.1 Закона № 152-ФЗ.
6. Учётная запись и границы кабинетов
Почта служит личным логином. Один Пользователь может иметь доступ к нескольким Компаниям; членство, роли и полномочия устанавливаются отдельно для каждой. Знание ИНН, совпадение имени или наличие личной учётной записи не дают права доступа к кабинету.
Права предоставляются по рабочей необходимости. Переписка и документы доступны уполномоченным участникам соответствующего процесса, а не всем зарегистрированным пользователям Портала. Доступ Оператора платформы для поддержки ограничивается целью обращения или обеспечения безопасности, необходимым объёмом и подлежит учёту.
Прекращение доступа к одной Компании не означает автоматического удаления личной учётной записи или доступа к другим Компаниям. Изменение и прекращение полномочий оформляются отдельно; Пользователь вправе обратиться по поводу ошибочного назначения.
7. Размещение, получатели и передача данных
Основная база данных портала размещается в России, в подтверждённом московском регионе Timeweb Cloud.
| Получатель или категория | Назначение и предел доступа |
|---|---|
| Timeweb Cloud — ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД», ИНН 7810945525, ОГРН 1227800052215. | Облачная инфраструктура для размещения основной базы и работы приложения. Доступ ограничивается предоставляемой услугой и надлежащими договорными условиями; это не право использовать содержимое кабинетов для собственных произвольных целей. |
| Почтовая инфраструктура Яндекс 360. | Обработка адресов отправителя и получателя, содержания сервисного письма, времени и статуса доставки, а также переписки с поддержкой. Рабочие базы и резюме не передаются в сервисную почту автоматически. Надлежащее лицо, оказывающее услугу, определяется договором Яндекс 360. |
| Уполномоченные лица Оператора платформы и исполнители по договору. | Администрирование, защита и поддержка только в необходимом объёме, при обязательствах конфиденциальности и законном оформлении обработки. |
| Уполномоченные участники соответствующей Компании. | Рабочие данные в пределах их подтверждённых ролей и цели процесса. Собственная личная учётная запись не открывает сведения других Компаний. |
| Государственные органы и иные получатели по закону. | Только по надлежащему требованию или другому установленному законом основанию и в соответствующем ему объёме. |
Поручение обработки поставщику оформляется с соблюдением части 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Оператор платформы сохраняет обязанности перед субъектом в пределах закона; договор с поставщиком не заменяет основание обработки самих данных.
Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение данных граждан России при сборе через интернет осуществляются с соблюдением требований локализации. Размещение основной базы в России не освобождает от проверки мест обработки в почтовых, резервных и иных сервисах.
Трансграничная передача в описанном пути регистрации и доступа не предусматривается. Её подключение к иной функции требует самостоятельного основания, выполнения требований статьи 12 Закона № 152-ФЗ, необходимых уведомлений и информирования субъекта до начала передачи. Передача данных новому получателю не разрешается одним фактом использования Портала.
9. Сроки обработки, хранения и уничтожение
Сведения хранятся не дольше, чем нужны для конкретной законной цели. Ниже установлены предельные правила Портала, а не универсальные сроки, предписанные законом для любых данных. Более раннее достижение цели, утрата основания, правомерное требование или отзыв согласия учитываются в порядке раздела 10.
| Категория | Срок и событие завершения |
|---|---|
| Незавершённая регистрация или запрос доступа. | Не более 30 календарных дней со дня подачи запроса. Подтверждение почты без решения о доступе не создаёт бессрочную заявку. Повтор запроса сам по себе не оправдывает продление хранения старого обращения. При предоставлении доступа переносятся только необходимые сведения в профиль и историю подтверждения. |
| Ссылка и очередь регистрационного письма. | Ссылка недействительна после использования или через 30 минут. Секрет и содержимое очереди письма уничтожаются после завершения отправки и разрешённых повторов, не позднее 24 часов после истечения ссылки. Минимальный статус доставки без секрета и текста письма — до 30 дней после завершения отправки для проверки доставки и злоупотреблений. |
| Личный профиль и текущие права. | Пока действуют договор о личном использовании и необходимые членства. После прекращения соответствующего основания ненужный профиль и права удаляются либо обезличиваются в срок не более 30 дней. Сведения по другой действующей Компании не удаляются только из-за прекращения одного членства. |
| Непринятое приглашение. | До истечения или отзыва приглашения, но не более 30 дней с отправки. Затем адрес и ненужное содержимое удаляются не позднее 30 дней после прекращения цели; запись о конкретном злоупотреблении выделяется отдельно на самостоятельном основании. |
| Технические журналы и история доступа. | Не более 90 дней со дня события для выявления инцидентов и проверки правомерности операций. Содержимое документов, пароли и секреты ссылок в эти журналы не включаются. Материалы выявленного инцидента не продлевают срок хранения всего журнала. |
| Обычное обращение в поддержку. | На время решения вопроса; не более 30 дней после окончательного ответа или закрытия обращения — для завершения его обработки. Избыточные вложения удаляются раньше. Для повторного вопроса не требуется бессрочно сохранять весь прежний архив. |
| Конкретная претензия или спор. | Только необходимая доказательственная часть — на время рассмотрения и исполнения принятого решения. Сохранение после завершения допускается при документированной необходимости защиты прав: состав, основание и срок устанавливаются для конкретного случая и регулярно пересматриваются. Общий срок исковой давности сам по себе не является основанием сохранять все данные 3 года. |
| Рабочие данные Компании и её клиентов. | В пределах цели и срока законного поручения. Требования к бухгалтерским, кадровым и иным документам определяются по виду документа и применимому законодательству; срок хранения учётной записи не заменяет эти требования. После прекращения поручения выполняются согласованные законные действия по возврату и уничтожению. |
| Резервные копии. | Срок ротации не более 30 дней с создания копии; он не продлевает самостоятельный срок законной обработки. При наступлении обязанности удалить данные обработка копии прекращается, кроме действий, необходимых для законного уничтожения. Если немедленное выборочное уничтожение технически невозможно, применяются блокирование и порядок части 6 статьи 21 Закона № 152-ФЗ. |
Перед возвратом восстановленной базы в работу требования об удалении применяются повторно: восстановление не возобновляет отменённое право доступа и не возвращает ненужные данные в активную обработку.
Если федеральный закон требует хранить конкретный документ дольше, Оператор платформы сохраняет только необходимый состав на соответствующем основании, ограничивает его использование и поясняет основание субъекту. Данные не удерживаются бессрочно «для улучшения сервиса».
Уничтожение исключает восстановление данных в информационной системе или с материального носителя; его выполнение подтверждается в установленном порядке. Обезличивание используется только там, где оно допустимо для соответствующей обязанности и действительно исключает определение человека.
10. Исправление, прекращение обработки и обязательные сроки
Оператор платформы проверяет обращение и при наличии предусмотренных законом условий блокирует спорные данные на время проверки. При подтверждении неточности данные уточняются в течение 7 рабочих дней после получения необходимых сведений; учитываются исключения, защищающие права других лиц.
Если субъект или его представитель предоставил сведения, подтверждающие незаконное получение данных либо отсутствие необходимости в них для заявленной цели, данные уничтожаются в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений. Субъект уведомляется о принятых мерах; принимаются разумные меры для уведомления получателей данных.
При выявлении неправомерной обработки она прекращается в течение 3 рабочих дней с выявления. Если обеспечить правомерность невозможно, данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней с выявления нарушения. О принятых мерах уведомляются лица и органы в случаях, предусмотренных законом.
При достижении цели или отзыве согласия данные прекращают обрабатываться и при отсутствии самостоятельного основания сохранения уничтожаются не позднее 30 дней с соответствующего события, с учётом законных исключений. Отзыв согласия не прекращает обработку, прямо допустимую без него.
Требование прекратить обработку исполняется в течение 10 рабочих дней со дня получения, кроме исключений части 5.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ. Продление возможно максимум на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением.
В случаях частей 3–5.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ, если уничтожение в предусмотренный срок невозможно, данные блокируются и уничтожаются не позднее 6 месяцев, если федеральным законом не установлен иной срок. Эта процедура не разрешает продолжать обычное использование данных или отменять иные обязательные сроки. Оператор платформы фиксирует причину, ограничивает доступ и контролирует завершение уничтожения.
11. Права субъекта и порядок обращения
Человек вправе получить сведения о целях, основаниях, способах, сроках, источниках, получателях и порученных обработчиках своих данных; ознакомиться с относящимися к нему данными; требовать уточнения, блокирования или уничтожения в предусмотренных законом случаях; отозвать согласие; заявить возражение против исключительно автоматизированного решения; обратиться в Роскомнадзор или суд. Предоставление сведений не должно раскрывать данные других людей без основания.
Обращения принимаются по адресу support@andromeda-lab.ru. В обычном обращении достаточно описать вопрос, указать обратный адрес и связь с учётной записью. Оператор платформы не требует копию паспорта для любого вопроса и не запрашивает пароль.
Для формального запроса о доступе к персональным данным статья 14 Закона № 152-ФЗ предусматривает сведения об основном документе, удостоверяющем личность (номер, дата выдачи, выдавший орган), подтверждение отношений с Оператором платформы или факта обработки и подпись субъекта либо представителя. Электронный запрос подписывается электронной подписью в установленном законом порядке. Для представителя подтверждаются полномочия. По указанной почте можно предварительно согласовать безопасный способ передачи необходимых сведений; скан документа обычным письмом без необходимости не запрашивается.
Сведения об обработке предоставляются в течение 10 рабочих дней с обращения или получения запроса. Ознакомление с данными обеспечивается при обращении либо в течение 10 рабочих дней с получения надлежащего запроса. Мотивированное продление — не более 5 рабочих дней. Мотивированный письменный отказ со ссылкой на препятствующую норму закона направляется не позднее 10 рабочих дней с обращения или получения запроса; его продление допускается только с мотивированным уведомлением и не более чем на 5 рабочих дней. Законные повторные обращения и иные права не ограничиваются правилами Портала.
Ознакомление с данными и их уточнение осуществляются безвозмездно. Если данные обрабатываются по поручению, Оператор платформы в пределах закона содействует обращению к соответствующему оператору и исполнению его правомерных указаний. Само наличие другого оператора не служит основанием оставить обращение без рассмотрения.
12. Конфиденциальность, безопасность и инциденты
Оператор платформы обязан обеспечивать правовые, организационные и технические меры, соразмерные характеру данных, угрозам и требованиям закона. К ним относятся определение угроз и правил доступа, проверка полномочий, конфиденциальность лиц с доступом, защита соединений и секретов, учёт значимых операций, выявление несанкционированного доступа, восстановление и контроль действенности защиты.
Доступ к данным ограничивается целью обработки, необходимым объёмом и подтверждёнными полномочиями в соответствующей Компании. Ошибки доступа, утрата, некорректное изменение и восстановление данных подлежат разбору; технические сведения, облегчающие обход защиты, в открытом доступе не раскрываются.
При выявлении предусмотренного частью 3.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ инцидента неправомерной или случайной передачи, предоставления, распространения либо доступа, повлёкшего нарушение прав субъектов, Оператор платформы уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов. При обработке по поручению также исполняются обязанности уведомить соответствующего оператора. Другие установленные законом уведомления направляются в предусмотренных случаях.
13. Данные соискателей и автоматизированный подбор
Настоящий раздел устанавливает границы обработки при использовании отдельной функции найма и сам по себе не разрешает сбор резюме. До получения отклика или анкеты кандидат должен иметь возможность узнать, какая Компания ведёт подбор, как связаться с оператором его данных, для какой вакансии и на каком основании используются сведения и сколько они хранятся.
В пределах законного подбора могут обрабатываться контакты, резюме, сведения об опыте и квалификации, ответы анкеты, результат тестового задания и переписка по вакансии. Критерии должны относиться к деловым качествам и требованиям работы; сведения, не необходимые для оценки профессионального соответствия, не запрашиваются. Хранение в кадровом резерве и новые цели подбора требуют самостоятельного основания.
Автоматическая отправка анкеты, напоминания или согласование времени не равнозначны окончательному решению о кандидате. Решение, основанное исключительно на автоматизированной обработке и затрагивающее права или законные интересы человека, допускается только на условиях статьи 16 Закона № 152-ФЗ: при согласии в письменной форме либо прямо предусмотренном федеральным законом основании с необходимыми гарантиями.
Обычная отметка «ознакомлен с политикой» и простая отметка согласия без соблюдения требований к форме не заменяют требуемого письменного согласия. Электронная форма должна отвечать предусмотренным законом требованиям, включая требования к электронной подписи.
До такого решения соответствующий оператор разъясняет порядок его принятия, существенные критерии и возможные последствия, способы защиты прав и подачи возражения. Возражение рассматривается в течение 30 дней с получения, кандидат уведомляется о результате. Канал обращения сообщается кандидату; обращение, поступившее на адрес Оператора платформы, рассматривается в пределах его полномочий и передаётся ответственному оператору в законном порядке.
Основания и сроки обработки соискателей закрепляются в отдельном уведомлении и документах соответствующей Компании. Публикация этой политики не заменяет поручение, необходимое согласие или предусмотренные законом процедуры.
14. Действие и изменение политики
Утверждённая редакция публикуется с номером и датой вступления в силу в свободном доступе, в том числе по ссылкам на страницах сбора персональных данных. Предыдущие редакции сохраняются в истории документа.
При изменении целей, состава, получателей или условий обработки Оператор платформы заранее проверяет законность изменения и обновляет относящееся к нему информирование. Новая публикация не создаёт согласие задним числом и не даёт права использовать ранее собранные сведения для несовместимой цели.
Если для нового действия требуется согласие, оно запрашивается до начала соответствующей обработки. Нормы закона имеют приоритет над положением политики, которое могло бы необоснованно ограничить права субъекта.